电子发票全流程电子化管理指南（摘要）
《电子会计档案管理规范（DA/T94-2022）》中规定：版式电子会计资料归档推荐使用 OFD格式,不具备应用 OFD 格式条件的单位可使用 PDF格式 或其他符合长期保存要求的版式格式。为方便解析和统计，可同步输出类 XML描述文件归档。
一、电子发票接收
1、税控发票命名规范
单位批量下载电子发票时，应对电子发票文件规范命名便于后续处理。例如，以“开票日期-发票代码_发票号码”命名：
2、全面数字化的电子发票命名
纳税人下载全面数字化的电子发票时，应对全面数字化的电子发票文件规范命名，便于后续处理。例如，以“dzfip_全面数字化的电子发票号码_下载时间”命名。
3、报销登记
对于通过查重的电子发票，电子发票保管人员或负责报销的会计人员应建立电子发票归集文件夹，文件夹以“年份+月份”命名，妥善保管集中归集的电子发票，并建立接收的电子发票台账。
二、电子发票入账
全面数字化的电子发票的入账方式与增值税电子发票一致。
1、增值税电子发票在线入账
会计人员完成电子发票入账后，应及时更新电子发票台账在登记台账的“是否入账”标记栏上进行标记。会计人员也可登录增值税发票综合服务平台，利用平台提供的发票入账功能对已入账的增值税电子普通发票进行入账勾选。对于增值税电子专用发票，纳税人进行用途确认操作后，平台自动进行入账标识维护。
已打通报销系统、会计核算系统及电子会计档案管理信息系统数据通道的企业，在完成电子发票归档并进入电子会计档案管理信息系统后即可视为完成入账登记。
全面数字化的电子发票试点纳税人可通过电子发票服务平台税务数字账户标记发票入账标识。纳税人以全面数字化的电子发票报销入账归档的，按照财政和档案部门的相关规定执行。
接收到符合会计数据标准电子凭证的接收端单位应当在报销业务对应的会计凭证入账完成后、归档前，根据实际入账情况生成符合会计数据标准的会计入账信息结构化数据文件。
2、增值税电子发票线下入账
未应用会计核算系统的单位可以以电子发票的纸质打印件作为入账依据，入账方法与纸质发票入账方法相同，但必须同时保存该纸质打印件的电子发票原件。会计人员完成电子发票入账登记后，应及时更新电子发票台账，在登记台账的“是否入账”标记栏上进行标记。
入账后，税务机关相关用票平台为纳税人提供入账标识服务，可对已入账的电子发票做对应标记，防止重复报账。
三、增值税电子发票在线收集、整理、归档
1、采用在线报销入账的电子发票在线收集整理归档
已建立电子会计档案管理信息系统，并应用业务系统 (如报销系统、开票系统) 和会计核算系统的单位，电子发票参照《电子会计档案管理规范》要求实行在线收集、整理、归档。
第一步，电子会计凭证收集。会计核算系统、业务系统汇总整理属于归档范围的电子会计凭证 (如记账凭证、含电子发票的原始凭证) 及其元数据，并通过归档接口传输至电子会计档案管理信息系统。
第二步，电子会计凭证整理。收集完成后，应及时对电子会计凭证进行分类、组件、组卷、编号等整理操作。
分类：推荐采用会计资料形式-会计年度-保管期限分类法并划定“门类号”为会计类 (KU)、“形式”为凭证(PZ)保管期限为30年。
组件：按记账凭证号进行组件，以电子记账凭证为主件电子记账凭证、电子报账单、电子发票、其他电子原始凭证等组成一件。件内按电子记账凭证、电子报账单、电子发票、其他电子原始凭证的顺序排列。
组卷：按适当的时间周期对已组件的电子会计凭证进行组卷，卷内按记账凭证号先后顺序排列;案卷按卷号先后顺序排列。实行凭证分类管理的单位，可按类型结合时间进行组卷一般同类型的电子会计凭证组成一卷。
编号：推荐采用全宗号-门类号 (KU)-形式 (PZ)-年度案卷号-件号(卷内序号 )的结构编制档号，案卷号和件号可由4 位阿拉伯数字标识，不足4 位的,前面用0补足。
同一记账凭证号的会计凭证存在不同记录形式时，可按照记录形式分别进行整理，并以元数据方式记录其关联关系。如记账凭证为电子形式、原始凭证为纸质形式时，记账凭证按电子形式整理，成为一件电子会计档案;原始凭证以纸质形式整理，成为一件纸质会计档案。同时，记账凭证的元数据注明其关联的原始凭证号，在原始凭证适当位置注明对应的记账凭证号。
第三步，电子会计凭证归档。经整理的电子会计凭证在会计年度终了后，可由单位会计管理机构临时保管 1年，再移交单位档案管理机构保管。
临时保管：单位会计管理机构应对进入临时保管的电子会计凭证进行完整性检测。
移交检测：单位档案管理机构应按照《文书类电子档案检测一般要求》 (DA/T-70) 的有关要求，对单位会计管理机构移交的电子会计凭证档案进行检测，检测合格后方可接收。
移交与接收：检测合格后，单位档案管理机构与会计管理机构应通过线上或线下及时办理交接手续，双方填写《电子会计档案移交与接收登记表》与《电子档案离线存储介质管理登记表》并签字盖章。
保管：电子会计凭证档案应同时实施在线和离线存储。在线存储按电子会计档案管理信息系统运行要求实施，离线存储应使用具有较好耐久性的载体，包括硬磁盘、磁带、固态硬盘(SSD)、DVD 光盘、蓝光光盘、缩微胶片等。有条件的单位可在此基础上进行异地备份。
四、电子发票档案保管
1、增值税电子发票档案保管
（1）电子发票实行在线归档管理的单位，应为电子发票档案的安全存储配置适当的在线存储设备，档案人员应进行真伪检测，发现问题尽快采取措施解决。
（2）电子发票实行线下归档管理的单位，档案人员应每两年对离线存储的电子发票档案进行一次可用性检测。发现存在读取风险的应尽快采取措施解决。
2、全面数字化的电子发票档案保管
全面数字化的电子发票的档案管理方式与增值税电子发票一致。
